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inoxision

Mit ca. 3,8 Milliarden Mail-Konten (Stand 2014) weltweit

zählt die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit. Mit inoxision Archive Mail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool. Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell die gewünschten Informationen finden. Inoxision Archive Mail archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.

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E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail, revisionssichere Archivierung für jede Unternehmensgröße

E-Mail-Archivierung: Mit inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge revisionssicher und erzeugen so einen zentralen Datenpool, in welchem Sie Informationen sekundenschnell wiederfinden können.

Mit der E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge vollautomatisch. Dabei wird eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt. Der dabei erzeugte Inhaltsindex ermöglicht die sekundenschnelle Suche nach gewünschten Informationen. So bleiben Ihre Daten auch über Jahre hinweg per Mausklick verfügbar. Sie können direkt aus Ihrer E-Mail-Software (z.B. Microsoft® Outlook, Tobit David usw.) nach den gewünschten Nachrichten recherchieren. Die Volltextsuche ermöglicht das Recherchieren nach Informationen aus dem Nachrichtentext und den Anhängen. Die phonetische OCR-Texterkennung (optional) unterstützt Sie bei der Archivierung von Anhängen und Telefax-Nachrichten, welche Sie zuvor per E-Mail erhalten haben.

E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail steht für tiefe Integration in bestehende Software. Hierzu stehen die beiden innovativen (optionalen) Module flexIntegrate Mail sowie Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung an Fremdanwendungen ermöglichen.

Funktionen inoxision Archive Mail:

automatische E-Mail-Archivierung

unbegrenzte Mailkontenanzahl

nachvollziehbare Prozesse

intelligente Volltextsuche

zentraler Datenpool

Zugriffsmanagement

schnelle Recherche

leichte Bedienung

Webclient

Smartphone / Tablet Apps

Volltextverschlagwortung (inkl. der lesbaren Mailanhänge)

Microsoft® Outlook Integration

secureMail Versandverfahren

• tiefgehende Integration in andere Software-Lösungen optional möglich

Unterstützung von Kerio Connect, Microsoft® Outlook, Microsoft® Exchange, Tobit® David, IMAP, POP3 u.v.m.

Wussten Sie?

Eine geschäftsrelevante E-Mail hat dieselbe Aufbewahrungsfrist wie ein Geschäftsbrief in Papierform. Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Geschäftsrelevant sind z.B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Zollanmeldungen und alle sonstigen Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Generell ist hier eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren einzuhalten.

Rechtlicher Hinweis: Dieses Dokument dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

 

 
inoxision ARCHIVE – Archivierung auf den Punkt gebracht

Revisionssichere Dokumenten- und E-Mail-Archivierung

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